DFD pada Sistem Pembuatan Tahu

Nama : frecilia , kelas : 32111952, npm : 32111952

Ringkasan SIA dari bab 5-7

Nama : frecilia, kelas : 3DB11, Npm : 32111952

Bab 5 . Memahami dan Mendesain Data Akuntansi

            Pada bab 2 sebelumnya sudah dibahas hubungan antara kejadian dan data SIA , bab 3 membahas tentang diagram aktifitas UML untuk memahami kejadian dan pengendalian, bab 4 membahas tentang identifikasi resiko yang dapat terjadi pada saat kejadian berlangsung dan untuk bab ini kita fokus untuk memahami bagimana kita memilih, menganalisa dan mengorganisasikan suatu informasi dari tabel basis data untuk menghasilkan informasi serta laporan yang nantinya akan digunakan oleh pengguna sendiri. Dalam pendekatan basis data relasional kita dapat menggunakan file untuk digunakan bersama-sama dalam sebuah aplikasi, dan basis data ini juga dapat memberikan karakter pada setiap hubungan dimana hubungan tersebut dapat menentukan sebuah kardinalitas.

            Dalam pembuatan dokumentasi file transaksi , kita memerlukan sebuah tabel untuk mendukung suatu proses transaksi dimana tabel tersebut adalah tabel induk umum yang nantinya tabel tersebut akan diperluas menjadi tabel induk kas dan buku besar untuk Barang/jasa, Agen, Kas, dan File induk buku besar. Secara umum memang tabel induk digunakan untuk menyimpan data yang relatif permanen tentang entitas. Tabel induk memiliki sebuah manfaat dimana dapat menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan. Selain manfaat tabel induk juga memiliki pedoman dimana pedoman tersebut untuk mengidentifikasi tabel induk yang akan dibahas secara terperinci kemudian dibuat diagram UML pada tahapan-tahapan normal.

            Selain  konsep tabel traksaksi dan tabel induk bab ini juga akan menjelaskan 3 konsep penting dari analisis kejadian yaitu : kunci primer, atribut terhubung, dan kardinalitas hubungan. Ketiga konsep ini yang nantinya akan membantu piranti lunak basis data untuk mengkaitkan informasi yang disimpan didalam tabel. Didalam atribut ada sebuah kunci utama(primary key) dimana atribut ini memiliki khas yang sangat unik didalam sebuah record. Selain kunci utama(primary key) ada juga Kunci asing(foreign key) dimana kunci asing ini digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya. Selain primary key dan foreign key kita juga harus menentukan kardinalitas dari keterkaitan field didalam diagram. Didalam kardinalitas ada 3 jenis kardinalitas yaitu : 1-1 , 1-M/M-1,dan M-N.

Bab 6 . Memahami dan Mendesain Query dan Laporan

            Pada bab 5 lebih difokuskan pada organisasi data akuntansi menggunakan tabel-tabel. Dalam bab 6 berfokus pada Query dalam basis data , sebelumnya kita harus tau apa itu Query didalam basis data , Query adalah elemen penting dalam permintaan informasi dari basis data relasional, dimana query dapat digunakan untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik untuk pengguna. Ada 2 jenis cara untuk menyatakan query yaitu : Structured query language(SQL) dan query by example(QBE). SQL merupakan bahasa yang mencakup beberapa perintah untuk mendapatkan data dari basis data sedangkan QBE adalah penggunaan grafis untuk melakukan hal yang sama seperti SQL. Untuk membuat query kita harus menentukan : atribut(field) yang kita butuhkan, lalu membuat tabel yang digunakan untuk menyimpan informasi yang dibutuhkan, dan kriteria serta kondisi yang digunakan untuk memutuskan record apa saja yang akan muncul.

            Dalam SQL ada sebuah spesifikasi dari SQL yang dinyatakan melalui beberapa perintah seperti SELECT, FROM, dan WHERE. Lalu SQL juga memiliki 2 jenis tabel yaitu : query satu tabel dan query banyak tabel. Dalam query satu tabel kita akan membuat sebuah atribut dimana dalam atribut itu sendiri diperlukan sebuah output dimana atribut informasi yang diinginkan tidak ditentukan dalam permintaan. Sedangkan dalam query banyak tabel kita akan membuat penganalisaaan dan menentukan atribut apa saja yang akan digunakan. Jadi untuk membuat suatu query itu kita harus tau atribut apa saja yang kita perlukan dalam output query, lalu kriteria yang seperti apa untuk menghasilkan output. Query tersebut tersusun atas banyak nya tabel data. Dalam menentukan kriteria banyak sekali kondisi yang ada didalamnya yaitu : Query C dan Query E, dalam SQL kriteria tersebut menghubungkan dengan operator “AND”seperti contoh : (Tanggal_pesanan?#31/12/2005# AND Tanggal_pesanan<#01/01/2007#) AND Judul =”Manajement information system”. Operator AND ini adalah salah satu dari operator boolean dimana kondisi tersebut harus benar untuk seluruh kriteria yang akan dipenuhi. Dalam QBE kita cukup memasukkan kondisi melalui default atau Ms.Access yang dapat dihubungakan dengan operator AND. Selain AND ada juga kondisi OR yang dapat terhubung kedalam SQL. Selain membuat kriteria kita juga harus membuat kerangka untuk membuat desain Query yang akan kita gunakan.

            Dalam bab ini kita juga membahas tentang jenis – jenis laporan yaitu seperti : Laporan kejadian dan laporan keringkasan kejadian , dimana dalam laporan kejadian kebanyakan laporan memiliki header laporan header halaman, footer halaman, dan footer laporan untuk isi utama data yang akan disajikan dalam laporan. Dalam laporan kejadian ini ada 4 model laporan dimana itu semua berdasarkan dari organisasi data pada laporan tersebut seperti : daftar sederhana, perincian yang dikelompokkan ringkasan, dan data entitas tunggal. Sebelumnya kita harus mengerti dulu setiap transaksi yang ada dalam SIA kita , barulah kita membuat laporan sederhana (sebuah laporan dari daftar transaksi penjualan) , Laporan perincian yang dikelompokkan(daftar penjualan transaksi yang dikelompokkan serta diurutkan sesuai dengan jenis produk penjualan), Laporan ringkasan dimana ringkasan ini hanya memberikan ringkasan angka-angka penjualan seperti total penjualan untuk setiap penjualan produk dalam masing-masing transaksi dan laporan yang terakhir yaitu laporan entitas tunggal seperti faktur penjualan yang dirincikan dalam satu kejadian.

            Setelah ke 4 model laporan tersebut dalam bab ini juga kita dapat mengklasifikasi sebuah laporan berdasarkan penyajian data dalam laporan tersebut seperti adanya tata letak laporan, isi laporan dan organisasi laporan. Dalam sebuah laporan , SIA juga memiliki daftar acuan(reference list) dimana acuan tersebut diambil dari laporan data dan juga dari tabel induk. Data acuan tidak dipengaruhi oleh kejadian , oleh karna itu informasi mengenai saldo tidak akan dimasukkan pada laporan data acuan. Selain data acuan bab ini juga memiliki laporan status(Status report) yang menyediakan data secara ringkas mengenai barang dan jasa. Laporan status memiliki 3 jenis : Laporan status perincian berkelompok yang menampilkan data ringkasan dalam beberapa data acuan, laporan ringkasan status yaitu daftar data acuan dan juga data ringkas mengenai barang, lalu yang terakhir laporan status satu barang/jasa/agen dimana laporan ini biasa menyediakan data yang terperinci mencakup data acuan dan data ringkasan untuk satu entitas seperti pelanggan, pemasok, atau unsur persediaan.

Bab 7 . Memahami dan Mendesain Formulir

            Pada bab 7 ini yang akan dibahas yaitu tentang memahami dan mendesain formulir input yang digunakan untuk memasukkan  data kedalam SIA. Sebagai pengguna SIA para akuntan harus lebih dulu memahami formulir-formulir SIA dari isi, organisasi dan fitur interaksi antara pengguna. Dalam merancang formulir para akuntan harus lebih cermat terhadap desain yang telah dibuat sama seperti membuat entri data yang lebih efisien dan akurat. Seperti yang sudah dijelaskan sedikit bahwa akuntan harus lebih dulu memahami formulir dalam SIA untuk itu akuntan memerlukan formulir input seperti isi dan organisasi, formulir input tersebut sangat penting dan sangat diperlukan oleh akuntan untuk memasukkan pesanan pelanggan secara langsung kedalam tabel entri pesanan dimana entri pesanan memiliki 4 tabel. Untuk mencatat pesanan kita harus menambahkan record ke tabel pesanan dan juga record tambahan untuk mencatat setiap barang yang akan dipesan.

            Dalam membuat entri data kita juga harus menganalisa kejadian tersebut dan menganalisa formulir tersebut agar informasi yang dibutuhkan dapat diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan karena daftar kejadian yang dibuat pasti memerlukan informasi dari tabel induk. Ada keterhubungan antara formulir input dan tabel dimana satu formulir dicatat dalam satu tabel. Dalam bab ini juga dijelaskan jenis-jenis dari formulir input seperti : formulir entri satu record , formulir entri bentuk tabel dan formulir entri multitabel.Formulir entri satu record hanya menampilkan satu record data pada satu waktu contoh nya seperti menampilkan record yang sudah masuk pada hari dan jam yang sama. Kelebihan dari formulir ini yaitu dapat digunakan untuk menambah, menghapus atau memodifikasi data disatu record dalam satu tabel. Lalu formulir entri bentuk tabel digunakan untuk menyediakan desain contohnya sebuah kerja lembar kerja yang digunakan untuk memasukkan banyak record didalam satu tabel. Untuk jenis formulir ini sering kali dipakai untuk mencatat beberapa kejadian, setelah itu ada juga formulir entri multitabel yang digunakan untuk menambahkan data lebih dari satu tabel. Contoh nya untuk mencatat pemesanan secara rinci pastinya jika seprti itu data yang kita pakai akan lebih dari satu tabel. Untuk membuat entri data dalam formulir bab ini punya caranya yaitu : mengetik data internal, memilih data yang akan dimasukkan dengan menggunakan tabel pencaharian, tombol radio, atau kotak cek, lalu memindai kode batang produk atau kartu identifikasi pelanggan, dan yang terakhir memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.

            Kebutuhan akan adanya dormulir dilihat pada data apa saja yang kita perlukan untuk membuat formulir tersebut, dan bagaimana data tersebut dapat dikumpulkan. Untuk lebih memahami bagaimana data dapat dikumpulkan didalam sebuah perusahaan yaitu salah satu cara menggunakan UML case dimana UML case ini dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dan juga sistem, dalam proses UML case ini dapat memungkinkan terjadi data akan dimasukkan disebuah formulir layar komputer dengan menggunakan konsep use case yang dijadikan sebagai alat dokumentasi pada bab ini. Use case juga pasti memakai diagram dimana diagram use case itu sendiri artinya penyajian grafis yang dapat dijadikan daftar use case disuatu aplikasi. Setiap use case dapat diidentifikasi dengan beberapa kata seperti “masukkan pesanan” pasti yang akan tampak adalah sebuah simbol yang berbentuk oval. Untuk membantu mengembangkan cara kerja diagram use case memerlukan kerangka kerja seperti CRUD dimana kerangkat ini dapat menunjukkan fungsi-fungsi dasar yang diperlukan oleh sistem manajemen basis data. Seperti yang sudah kita ketahui bahwa penggunaan formulir untuk memasukkan data dapat menjadi lebih efisien dibandingkan dengan memasukkan data secara langsung ke tabel data dari hasil tersebut akan timbul peluang untuk menerapkan pengendalian internal pada proses entri yang lain. Ada banyak macam bentuk dalam penyediaan setiap fitur. Pola yang dibuat akan digunakan untuk mendokumentasikan isi dari organisasi tersebut. Oleh karna itu pada bab 8 ini juga akan menekankan organisasi dari aktivitas informasi dan hubungan antarmodul akuntansi seperti pembelian, penyediaan, dan buku besar.

Sumber : Sistem Informasi Akuntansi
Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones